KI im Aufbruch: Wie der LWL generative KI und Prozessautomatisierung strategisch verankert

Der LWL verfolgt das Ziel, Künstliche Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) strategisch in seinen mehr als 200 Einrichtungen einzuführen. Grundlage ist die Digitalstrategie 3.0, die 2024 verabschiedet wurde. Ziel ist eine skalierbare, datenschutzkonforme und verantwortungsvolle Nutzung, mit der Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet, Mitarbeitende entlastet und dem Fachkräftemangel aktiv begegnet werden sollen. Im Mittelpunkt steht dabei stets der Mensch als letzte Entscheidungsinstanz. Technologische Lösungen werden nicht um ihrer selbst willen eingeführt, sondern mit dem Anspruch, die Qualität der Arbeit und den Service für die Bürgerinnen und Bürger nachhaltig zu verbessern.

KI ist für uns keine technische Spielerei, sondern ein strategisches Thema
Als Erste Landesrätin und auch Digitalisierungsdezernentin bin ich überzeugt: Wenn wir KI dauerhaft und mit Substanz nutzen wollen, brauchen wir mehr als punktuelle Projekte. Wir brauchen einen strategischen Ansatz. Deshalb haben wir im Frühjahr 2024 mit einem klar umrissenen Pilotprojekt begonnen. Rund 110 Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen konnten ChatGPT 4.0 für Aufgaben wie Recherche, Gliederungshilfen oder Textentwürfe nutzen – ohne personenbezogene Daten.
Die Rückmeldungen waren durchweg positiv. Viele Kolleginnen und Kollegen berichteten von echter Entlastung im Arbeitsalltag. Zugleich war klar: Dieser erste Schritt reicht nicht aus. Deshalb haben wir im Sommer 2024 einen strukturierten Beratungsprozess gestartet, um auf Basis der ersten Erfahrungen tragfähige und datenschutzkonforme Lösungen für den dauerhaften Einsatz zu entwickeln. Gemeinsam mit externen Fachleuten haben wir Handlungsoptionen erarbeitet und priorisiert.

Drei Pilotmodelle – weil wir passgenaue Lösungen brauchen
Unsere Strategie folgt einem dreistufigen Ansatz. Erstens setzen wir das ChatGPT-Pilotprojekt fort – als niedrigschwellige, personenbezogene-datenfreie Lösung. Sie hilft uns, Potenziale sichtbar zu machen und Bedarfe in den Fachbereichen besser zu verstehen.
Zweitens bereiten wir aktuell den Einsatz der cloudbasierten Wissensassistenz Pharia Government Assistance von Aleph Alpha vor. Diese DSGVO-konforme Plattform soll es ermöglichen, interne Wissensquellen strukturiert zu erschließen und KI-gestützt zu verarbeiten – zum Beispiel durch Textanalysen oder Antwortvorschläge. Nach der Testphase planen wir einen Rollout mit zunächst 500 Lizenzen.
Drittens haben wir gemeinsam mit dem Landschaftsverband Rheinland eine lokale Open-Source-Lösung (LibreChat) aufgebaut, die vollständig im LWL-Rechenzentrum betrieben wird. Damit können wir hochsensible Daten sicher verarbeiten. Erste Anwendungsfälle liegen in der internen Recherche, der Dokumentenzusammenfassung und im Aufbau eines Assistenzsystems für internes Fachwissen. Die Lösung steht zunächst einem begrenzten Nutzerkreis zur Verfügung.

Im Winter entscheiden wir – und wir entscheiden bewusst
Alle drei Modelle befinden sich in der Pilotphase. Im Winter 2025 wollen wir strategisch entscheiden: Benötigen wir langfristig On-Premise-LLMs – und wenn ja, können und wollen wir uns das leisten? Oder setzen wir auf ein hybrides Modell, das cloudbasierte Sprachmodelle mit einer internen Vektordatenbank kombiniert?
Aktuell erscheint mir das hybride Modell als die realistischere Variante – auch mit Blick auf Wirtschaftlichkeit, Skalierbarkeit und Integration. Und auch da gilt mein Grundsatz: Wenn wir eine passende Lösung am Markt finden, kaufen wir lieber ein, als selbst zu entwickeln. Voraussetzung ist, dass das Produkt inhaltlich, rechtlich und technisch zum LWL passt.

Wir erproben nicht nur, wir führen auch ein
KI ist beim LWL kein Theorieprojekt. Seit 2024 nutzen wir auf unserer Website eine semantische Suchfunktion, die natürlichsprachliche Eingaben verarbeitet. Im Inklusionsamt Soziale Teilhabe pilotieren wir einen KI-Chatbot, um häufige Fragen zielgerichtet zu beantworten.
Im IT-Support prüfen wir aktuell den Einsatz eines Chatbots für häufige Anliegen wie Passwortzurücksetzungen. Im PsychiatrieVerbund setzen wir KI bereits produktiv ein – bei der klinischen Entscheidungsunterstützung etwa zur Früherkennung von Delir, Sturzrisiken oder Dekubitus. Und unser Dokumentenmanagementsystem Doxis, das von rund 10.000 Mitarbeitenden genutzt wird, wird Schritt für Schritt mit KI-Funktionen zur Klassifizierung und Inhaltsanalyse ergänzt.

Governance und Qualifikation sind für uns kein Beiwerk
Wir führen KI nicht ein, ohne die nötigen Strukturen zu schaffen. Unsere Strategie ist eingebettet in die LWL-weite Digital Governance. Ein zentrales Steuerungsboard koordiniert die Umsetzung – mit Vertreterinnen und Vertretern der Fachdezernate, LWL.IT, der Personalvertretung und des Rechnungsprüfungsamts.
Außerdem setzen wir auf Qualifikation: Wer bestimmte KI-Tools nutzen will, muss vorab ein digitales Lernmodul in der LWL-Lernwelt absolvieren. Das ist verpflichtend – und erfüllt zugleich die Anforderungen des europäischen AI Act. Nur so stellen wir sicher, dass der Einsatz verantwortungsvoll und qualitätsgesichert erfolgt.

KI ist ein Werkzeug – und wir entscheiden, wofür wir es nutzen
Ich bin überzeugt: Wenn wir es klug machen, kann KI helfen, Arbeit besser zu machen – nicht nur schneller. Sie ist kein Ersatz für Menschen, sondern eine sinnvolle Ergänzung.
Deshalb gehen wir beim LWL bewusst Schritt für Schritt: technologieoffen, datenschutzsensibel und immer mit Blick auf den konkreten Nutzen. „Wir führen nichts ein, nur weil es technisch möglich ist – sondern weil es den Menschen im LWL und den Menschen, für die wir arbeiten, spürbar etwas bringt.“

Birgit Neyer Quelle: LWL