Künstliche Intelligenz im Kreis Coesfeld: Mit klarer Haltung, Struktur und Vernetzung in die Zukunft

Künstliche Intelligenz (KI) ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist Realität. In vielen Bereichen unserer Lebenswirklichkeit, egal ob privat oder beruflich, ist sie bereits präsent oder auf dem Sprung, Dienstleistungen und Services anzubieten. Der Kreis Coesfeld begegnet dieser Realität nicht mit Skepsis, sondern mit Offenheit, Verantwortung und Gestaltungswillen. Bereits früh wurde entschieden, das Potenzial generativer Sprachmodelle wie ChatGPT aktiv auszuloten und als Impulsgeber für eine moderne und effiziente Verwaltung.

„Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck – sie hilft uns dabei, den Menschen im Kreis Coesfeld bessere und schnellere Dienstleistungen zu bieten. Wir verstehen KI als Chance für eine moderne, handlungsfähige Verwaltung, die effizient arbeitet, Mitarbeitende entlastet und Bürgerinnen und Bürger in den Mittelpunkt stellt“, betont Landrat Dr. Christian Schulze Pellengahr.

Der Weg zur KI-Richtlinie
Ein entscheidender Schritt war die frühzeitige Erarbeitung einer Richtlinie zur Nutzung generativer Sprachmodelle, die bereits am 12. März 2024 in Kraft trat. Ziel war es, den Beschäftigten Sicherheit zu geben, ohne Innovation zu bremsen. Diese Richtlinie wurde interdisziplinär mit relevanten Aufgabenbereichen wie Informationssicherheit, Datenschutz, IT aber auch den Beteiligungsgremien (u.a. Personalrat, Gleichstellung) abgestimmt und formuliert klare, verständliche Rahmenbedingungen für den praktischen Einsatz von KI in der Verwaltung.
Wichtig dabei: Die Richtlinie versteht sich nicht als Hemmschwelle, sondern als Ermöglichungsrahmen. Sie gibt Orientierung für Mitarbeitende und Führungskräfte, stärkt die Digitalkompetenz und fördert gleichzeitig einen kritischen, reflektierten Umgang mit neuen Werkzeugen. Dass solche Richtlinien nicht starr sein dürfen, zeigt sich daran, dass die bisherigen Richtlinien nach rund eineinhalb Jahren in der Anwendung derzeit einer ersten Überarbeitung unterzogen werden, in der die bisherigen Erfahrungen berücksichtigt und neue Möglichkeiten in der Nutzung von KI aufgenommen werden. Zudem wird sie um KI-Anwendungen erweitert, die innerhalb der Verwaltung in konkrete Prozesse integriert werden.

Netzwerke als Erfolgsfaktor
Der Kreis Coesfeld versteht Digitalisierung als Teamaufgabe. Entsprechend früh wurde eine Arbeitsgruppe „Sprachmodelle“ gegründet, die inzwischen rund 50 interessierte Mitarbeitende aus unterschiedlichsten Fachbereichen vereint. In regelmäßigen Treffen tauschen sie Erfahrungen aus, diskutieren Anwendungsfälle und treiben die konkrete Erprobung voran.
Ein besonderer Erfolgsfaktor ist darüber hinaus die enge Vernetzung mit anderen Verwaltungen. Unter der Führung des Kreises Coesfeld etablierte sich ein interkommunaler Austausch mit anderen Kreisverwaltungen im Münsterland und im wesentlichen Niedersachsen, in dem regelmäßig Anwendungsfälle, Werkzeuge und weitere Aspekte rund um die Künstliche Intelligenz diskutiert werden. Dieser Austausch über Kreisgrenzen hinweg zeigt: KI ist für uns ein kommunales Gemeinschaftsthema, das von Zusammenarbeit lebt.

Von der Idee zur Anwendung
Verantwortungsvoller KI-Einsatz beginnt bei den Menschen. Daher wurde die Vermittlung von KI-Kompetenz konsequent priorisiert. Seit Anfang 2025 wurden bereits über 250 Mitarbeitende in Einführungs- und Aufbauschulungen zum Thema generative KI geschult. Dass das Thema relevant ist und Mitarbeitende eben daran interessiert sind, zeigt sich daran, dass neue Schulungen im Regelfall binnen weniger Stunden ausgebucht sind.

KI-Schulung für die Mitarbeitenden des Kreises.
Quelle: Kreis Coesfeld, Tobias König

In den Schulungen selbst werden konkrete Anwendungsfälle demonstriert, die Möglichkeiten verschiedener KI-Systeme verglichen und Tipps zum erfolgsversprechenden Prompten gegeben. Im Mittelpunkt steht, auch unerfahrenen Nutzerinnen und Nutzern Berührungsängste zu nehmen, Potenziale aufzuzeigen und die Grenzen der Systeme darzulegen. Besonderes Augenmerk wird dabei auf die Datensicherheit bei der Bedienung der KI und der Verantwortung der Nutzenden gelegt, die erzielten Ergebnisse gewissenhaft zu prüfen. Parallel wurden die Abteilungsleitungen in mehreren Workshops sensibilisiert und auf ihre Rolle als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren vorbereitet.
Auch erste Praxisprojekte befinden sich in Umsetzung – etwa eine KI-gestützte Vermittlung von Dolmetschern im Kommunalen Integrationszentrum. Weitere Anwendungsfälle werden zurzeit ausgearbeitet (z.B. KI-gestütztes Auslesen von Rechnungsdaten). Zudem laufen Gespräche mit Softwarepartnern zur Integration generativer KI in bestehende Systeme wie das Dokumentenmanagement oder das Social Intranet.

„In der Praxis zeigt sich: Wenn Beschäftigte klare Leitplanken und gute Schulungen wahrnehmen, entstehen schnell kreative und sinnvolle Ideen für den Einsatz von KI-Anwendungen. Unsere Rolle ist es, diese Impulse aufzugreifen, Hürden abzubauen und den Weg in den Arbeitsalltag zu ebnen“, ergänzt Kreisdirektor Dr. Linus Tepe.

Gemeinsam für strategische KI-Nutzung
KI endet nicht an der eigenen Tür. Über die kreiseigene Digitalagentur – ein Verbund mit den elf kreisangehörigen Kommunen – wurde das Thema KI ebenfalls systematisch aufgegriffen. Anfang 2025 entstand ein Arbeitskreis KI, an dem der Kreis Coesfeld ebenfalls mitwirkt.
Ein zentrales Ziel: Die gemeinsame Entwicklung einer gemeinsamen kommunalen KI-Strategie im Kontext des am 3. Februar 2025 in Kraft getretenen EU AI Acts. Statt dass jede Kommune für sich agiert, werden hier interkommunal Know-how gebündelt und Ressourcen effizient eingesetzt. 

Warum der Kreis Coesfeld auf KI setzt
Die Grundlage all dieser Aktivitäten ist nicht Technik, sondern eine klare Haltung. Wir sehen KI nicht als Risiko, sondern als Chance – vorausgesetzt, ihr Einsatz erfolgt verantwortungsbewusst, transparent und zielorientiert. Dabei geht es nicht um Technologiefaszination, sondern um konkrete Mehrwerte: bessere Dienstleistungen, entlastete Mitarbeitende, mehr Teilhabe. Gleichwohl werden mögliche sicherheitsrelevante Risiken bewertet und entsprechend behandelt.
Der Kreis Coesfeld versteht sich als Ermöglicher – für eine zukunftsfähige Verwaltung, die offen ist für Neues und bereit, Verantwortung zu übernehmen. Unsere Erfahrung zeigt: Wer rechtzeitig Strukturen schafft, wer Netzwerke fördert und wer die Menschen mitnimmt, kann Künstliche Intelligenz zu einem echten Gewinn für die kommunale Praxis machen.

Simon Wilmer Quelle: Privat