Modernes und flexibles Arbeiten beim Kreis Paderborn
Fläche ist Mangelware und wird immer teurer – für Privatpersonen wie auch für Arbeitgeber. Im Gegenzug wird Flexibilität für den Arbeitnehmer ein immer wichtigeres Kriterium in der Berufswelt. Der Kreis Paderborn hat sich nun zu Veränderungen in beiden Bereichen entschieden und geht einen in der Wirtschaft bereits gelebten, für Verwaltungen aber neuen Weg. Die Verwaltungsleitung hat eine Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ in Abstimmung mit dem Personalrat in Kraft gesetzt. Sie bietet den Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes. Home Office ist nicht die Ausnahme, sondern wird zum festen Bestandteil bei der Paderborner Kreisverwaltung.
„Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, wie gut mobiles Arbeiten klappt“, erläutert Landrat Christoph Rüther. Die Mitarbeitenden dürfen und sollen häufiger von Zuhause aus arbeiten. „Es ist uns wichtig, uns hier als moderner Arbeitgeber zu positionieren.“ Dies hat zur Folge, dass mehr Büros tageweise nicht genutzt werden. „Als kostenbewusste Verwaltung war für uns hier nur folgerichtig der nächste Schritt, dass wir die Arbeitsplätze auf den tatsächlichen Bedarf und den Nutzen anpassen“, so der Landrat weiterhin. Dies führt dazu, dass die Verwaltung in Zukunft mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze führen wird. Die Arbeitsplatzquote wird in Summe 20 Prozent geringer sein als die Zahl der Mitarbeitenden.
In verschiedenen Ämtern wird diese Vorgabe bereits in die Tat umgesetzt. Hierzu zählen neben den Ämtern Zentrale Dienste, Personalservice, Strategisches Personalmanagement und dem Bildungs- und Integrationszentrum auch der Bereich „Chief Digital Officer“, der von Dr. Thomas Wassong geleitet wird. Er und sein Team setzen sich täglich mit neusten Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung auseinander. Für ihn war es nur folgerichtig, die Themen Desk-Sharing und New Work anzugehen. „Wir haben bei mir im Team zehn Stellen, aber nur fünf Arbeitsplätze. Über ein digitales Tool können die Mitarbeitenden die Räume im Kreishaus buchen, wenn sie nicht im Home Office arbeiten möchten“, erklärt Dr. Thomas Wassong. Dies gestalte sich vollkommen unproblematisch. Jeder Mitarbeitende habe in den Büros, die identisch ausgestattet sind, einen Bereich für seine persönlichen Gegenstände. Zum Ende jedes Arbeitstags wird der Arbeitsplatz aufgeräumt und sauber hinterlassen. „Clean Desk“ ist hier das Stichwort. „Um den persönlichen Kontakt nicht aus dem Auge zu verlieren, starten wir als Team jeden Tag gemeinsam mit einem kurzen Treffen in den Tag, an dem die Mitarbeitenden entweder in Präsens, wenn sie im Büro sind, oder digital teilnehmen“, erklärt der CDO der Kreisverwaltung und fügt hinzu: „Die Flexibilität wird von meinem sehr jungen Team als sehr positiv wahrgenommen.“
Durch die Reduzierung der Büros pro Amt kann die Raumnot besser aufgefangen werden. Zudem wurden bereits vom Kreis angemietete Objekte gekündigt bzw. dies ist zeitnah geplant, wodurch Kosten eingespart werden. Im Haupthaus freistehende Büroräume werden u.a. als Projekträume umgenutzt, die Mitarbeitende bei Bedarf buchen können. Für eine noch bürgerfreundlichere Beratung wurden direkt im Eingangsbereich des Kreishauses zwei Büros nur für den Kontakt mit dem Bürger zur Verfügung gestellt. „Mobiles Arbeiten sowie Desksharing ermöglichen vorhandene Ressourcen besser zu nutzen, räumliche Kapazitäten zu schaffen und flexibel agieren zu können. Ein großer Pluspunkt ist natürlich auch die Kostenersparnis“, bringt es Landrat Christoph Rüther auf den Punkt.
Freude über die neue Dienstvereinbarung „mobiles Arbeiten“ bei Landrat Christoph Rüther, CDO Dr. Thomas Kürpick und Franz Kürpick, Vorsitzender des Personalrats (v.r.).
Quelle: Kreis Paderborn
In der neuen Dienstvereinbarung wurden zudem weitere zentralen Aussagen festgehalten, die als Minimalanforderungen zu verstehen sind: Die Teilnahme am mobilen Arbeiten ist auf der einen Seite freiwillig, so dass niemand dazu verpflichtet werden kann. Auf der anderen Seite ist die Teilnahme nicht einklagbar, dienstliche Belange gehen vor. Jeder Mitarbeitende muss mindestens einmal in der Woche im Büro anwesend sein und einmal pro Monat soll sich das gesamte Team in Präsenz treffen.
Für die Einführung der Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ mussten im Vorfeld natürlich Voraussetzungen geschaffen werden. Viele dieser Maßnahmen lagen im Zuständigkeitsbereich des CDO bzw. des IT Service. Zum einen mussten Mitarbeitende mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden, um mobil arbeiten zu können. In den Büros vor Ort sind eine einheitliche Ausstattung und Schnittstellen vorausgesetzt, so dass „Desk-Sharing“ technisch möglich ist. Zudem mussten Besprechungsräume zu hybriden Besprechungsräumen umgeplant und umgebaut werden, so dass Mitarbeitende aus dem Home Office zu Besprechungen hinzu geschaltet werden können. Dies bietet zeitgleich den Vorteil, Besprechungen mit externen Teilnehmenden ohne Aufwand durchzuführen. Geplant ist bereits eine fest eingebaute Streaming-Möglichkeit für den großen Sitzungssaal, diesbezüglich werden allerdings noch Vorgaben vom Land für digitale Gremiensitzung abgewartet.
Darüber hinaus wurde Microsoft Teams als Kommunikationstool für die gesamte Verwaltung inklusive verfügbare Videokonferenzsoftware für alle Mitarbeitenden eingeführt. Es ermöglicht eine schnelle, informelle Kommunikation auf Distanz. Ebenso wurde als „Vorarbeit“ ein digitales Dokumentenmanagement System eingeführt, so dass Akten digitalisiert sind. Im Rechtsamt zum Beispiel hat die Nutzung dieses Programms die Einrichtung zu Hause (Stichwort „abschließbare Arbeitszimmer“) und der Transport der Akten nach Hause (Stichwort „abschließbare Aktentasche“) erheblich vereinfacht.
Grundlegend für all dies war die Erstellung und Verabschiedung eines Kommunikationskonzepts. Es beinhaltet interne Regelung zur intendierten und rechtskonformen Nutzung der unterschiedlichen Kommunikationstools, z.B. Microsoft Teams, inklusive Kommunikationsbeispiele. Zentrale Punkte stellen hier der Datenschutz sowie der Mitarbeitendenschutz (Leistungs- und Verhaltensüberwachung wird verboten) dar.
Begleitet wurde und wird die Einführung der Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ durch Maßnahmen zum „Führen auf Distanz“. Die Tatsache, dass die Verwaltung vermehrt aus dem Homeoffice arbeitet, führt dazu, dass sich auch die Arbeits- und Steuerungsformen der Führungspersonen fundamental verändert haben. Neben neuen Rahmenbedingungen, Chancen und Herausforderungen von New Work wird das Konzept „Hybride Führung“ durch Fortbildungsangebote an die Führungskräfte durch das zuständige Amt „Strategisches Personalmanagement“ näher beleuchtet.
„Ziel der Kreisverwaltung Paderborn ist es, dass Führungskräfte ihre Rolle und ihr Selbstverständnis neu überdenken, indem sie beispielsweise Aufgaben an Mitarbeitende abgeben, Kommunikations- und Abstimmungsprozesse neu aufsetzen, aber gleichzeitig eine richtungsgebende und orientierende Funktion bewahren“, so Landrat Christoph Rüther. Neben individuellen Coaching-Angeboten bietet das zuständige Amt im Jahr 2023 Führungskräften eine breite Palette von Fortbildungen an, die beispielsweise Themen wie die Gestaltung von Online-Meetings, die Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle, die Förderung von eigenverantwortlichem Arbeiten bis hin zu den Methoden für Erwartungsklärung und Ergebnissicherung beinhalten werden.
„Gemeinsam mit allen beteiligten Ämtern - insbesondere zu nennen ist hier auch der Personalrat, der die Einführung der Dienstvereinbarung stets unterstützt hat - ist uns hier ein großer Wurf gelungen“, freut sich Landrat Christoph Rüther. Die wichtigste Grundvoraussetzung für das Funktionieren des Konzepts ist und bleibe jedoch das Vertrauen in die Mitarbeitenden – und dies ist ausreichend vorhanden.
Leah Laven
Quelle: Kreis Paderborn